Anforderungen an Geschäftsleitung und Betriebsstätte

Die Kombination aus tatsächlicher Geschäftsleitung und ordnungsgemäßer Betriebsstätte bildet die Grundlage für die steuerliche Anerkennung Ihrer Gesellschaft im In- und Ausland. Der Sitz der tatsächlichen Geschäftsleitung ist für Finanzbehörden weltweit ein maßgeblicher Faktor, während eine ordnungsgemäße Betriebsstätte insbesondere in Europa, aber auch in vielen anderen Staaten von zentraler Bedeutung ist.

Die Finanz- und Sozialversicherungsbehörden im Sitzstaat des Unternehmens sowie ausländische Finanzämter führen systematische Prüfungen anhand festgelegter Kriterien durch, um zu beurteilen, ob Ihr Unternehmen über eine wirtschaftliche Substanz verfügt oder als Scheingesellschaft zu betrachten ist.

Während Finanzbehörden vornehmlich die steuerliche Anerkennung und mögliche Steuervermeidungsstrategien im Blick haben, prüfen Sozialversicherungsbehörden, ob eine tatsächliche betriebliche Tätigkeit vorliegt. Dies ist besonders relevant, wenn das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt oder Geschäftsführer in einem Staat sozialversicherungspflichtig sind.

Für die steuerliche und rechtliche Anerkennung Ihres Unternehmens ist nicht der eingetragene Verwaltungssitz entscheidend, sondern der Ort, an dem die Geschäftsleitung tatsächlich tätig ist und unternehmerische Entscheidungen umgesetzt werden.

Wichtige Kriterien zur Bestimmung des Geschäftsleitungsortes:

• Operative Geschäftsführung: Die Gesellschaft wird dort geleitet, wo strategische und operative Entscheidungen getroffen werden.
• Relevante Geschäftsprozesse: Die täglichen Geschäftsabläufe müssen nachweislich von diesem Standort aus erfolgen.

Indizien für eine tatsächliche Geschäftsleitung im Ausland

Damit Ihre Gesellschaft steuerlich anerkannt und nicht als Scheingesellschaft eingestuft werden wird, sollten die folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Sie als Geschäftsführer oder ein von Ihnen eingesetzter Geschäftsführer führen die Geschäfte am Sitz Ihres Unternehmens. Geschäftsreisen oder andere Tätigkeiten außerhalb des Sitzlandes sind natürlich möglich, dürfen jedoch nicht den Eindruck erwecken, dass die wesentliche Geschäftsleitung dauerhaft von einem anderen Land aus erfolgt.
• Die Sitzungen der Geschäftsleitung finden nachweislich am Ort der Gesellschaft statt.
• Die geschäftlichen Aktivitäten werden ordnungsgemäß dokumentiert.
• Wichtige Verträge werden am Sitz der Gesellschaft unterzeichnet oder abgeschlossen, sodass nachweislich geschäftliche Aktivitäten im Sitzstaat stattfindet.
• Es bestehen eigene Büroräume oder eine betriebliche Infrastruktur (siehe Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebsstätte).
• Die Dokumente des Unternehmens werden am Sitz des Unternehmens aufbewahrt.
• Das Unternehmen ist über eine lokale Telefonnummer erreichbar.
• Rechnungen werden mit einer klaren Verbindung zum Sitz der Gesellschaft ausgestellt, etwa durch die Nutzung der dortigen Adresse, Bankverbindung und Steuerinformationen.

Überdies prüfen Finanzbehörden, sowohl am Sitz Ihrer Gesellschaft als auch im Land Ihrer Geschäftspartner, ob eine Gesellschaft tatsächlich wirtschaftlich tätig ist.

Besonders bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen wird darauf geachtet, dass Rechnungen von Unternehmen ausgestellt werden, die an ihrem Sitz ordnungsgemäß tätig sind und eine nachweisbare betriebliche Substanz aufweisen. Fehlende Nachweise können dazu führen, dass aus dem Ausland ausgestellte Rechnungen vom Rechnungsempfänger steuerlich nicht geltend gemacht werden können.

In den Ländern der Europäischen Union und zahlreichen Staaten außerhalb der EU dient eine ordnungsgemäße Betriebsstätte als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden, dass es sich bei der Gesellschaft um ein tatsächlich operierendes Unternehmen handelt und nicht um eine Scheingesellschaft (Briefkastenfirma, Ghost Company).

Obwohl in den meisten Ländern keine exakt definierten gesetzlichen Mindestanforderungen für eine ordentliche Betriebsstätte bestehen, gibt es eine Reihe von Indizien, anhand derer Behörden sowohl im Inland als auch im Ausland die wirtschaftliche Substanz und tatsächliche Geschäftstätigkeit eines Unternehmens bewerten.

Plausibilität als zentrales Kriterium – Indizien zur Feststellung einer funktionsfähigen Betriebsstätte

Eine funktionsfähige Betriebsstätte muss nicht bestimmten normativen Anforderungen entsprechen, sondern im Verhältnis zur ausgeübten Geschäftstätigkeit plausibel sein. Entscheidend ist, dass die Betriebsstätte nachweislich für die geschäftlichen Aktivitäten genutzt wird und über eine entsprechende Infrastruktur verfügt.

In diesem Zusammenhang bewerten Behörden insbesondere, ob die Ausstattung, Organisation und Nutzung der Betriebsstätte mit der angegebenen Tätigkeit des Unternehmens übereinstimmen. Eine rein formale Adresse oder eine nicht genutzte Räumlichkeit ohne geschäftliche Aktivität erfüllt diese Kriterien nicht.

Strukturelle Anforderungen an eine Betriebsstätte

Damit Ihre Gesellschaft steuerlich anerkannt und nicht als Scheingesellschaft eingestuft werden wird, sollten die folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Die Betriebsstätte muss sich in einem physisch vorhandenen und identifizierbaren Raum befinden. Sie sollte nicht nur aus einer Briefkastenadresse bestehen oder sich ausschließlich auf ein virtuelles Büro stützen.
• Geschäftsräume müssen über einen eigenen Zugang verfügen. Dies kann auch innerhalb eines Bürokomplexes oder Business Centers der Fall sein, sofern das Büro als eigenständige Einheit existiert und ausschließlich dem Unternehmen zur Verfügung steht.
• Die Räumlichkeit des Unternehmens muss abschließbar und getrennt von anderen Einheiten sein. Die Nutzung eines Schreibtisches in einem geteilten Co-Working-Space ohne eigene räumliche Abgrenzung genügt in der Regel nicht, um als Betriebsstätte anerkannt zu werden.
• Die Ausstattung der Arbeitsplätze muss der Geschäftstätigkeit entsprechen. Dies umfasst eine funktionale Büroeinrichtung mit Schreibtisch, Computer und weiterer notwendiger Infrastruktur.
• Technische Infrastruktur muss vorhanden und nutzbar sein. Dazu zählen insbesondere eine Internetverbindung, geschäftliche E-Mail-Adressen und eine eigenständige Telefonleitung, die eine geschäftliche Kommunikation ermöglicht.
• Die telefonische Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten ist ein wichtiges Indiz. Behörden erwarten, dass das Unternehmen zu üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist und – sofern geschäftlich erforderlich – auch vor Ort Ansprechpartner vorhanden sind. Dies gilt vornehmlich für Branchen, in denen eine physische Präsenz zur Geschäftsausübung gehört, wie beispielsweise bei Ladengeschäften oder Produktionsstätten.
• Lager- oder Produktionsflächen sind erforderlich, sofern die Geschäftstätigkeit dies voraussetzt. Ein Handelsunternehmen sollte über angemessene Lagerkapazitäten verfügen, während ein Produktionsbetrieb Maschinen oder andere Fertigungsanlagen nachweisen können muss.

Eine funktionsfähige Betriebsstätte zeichnet sich nicht allein durch das Vorhandensein von Räumlichkeiten aus, sondern durch die nachvollziehbare wirtschaftliche Nutzung und eine realistische betriebliche Struktur. Die Plausibilität ist hierbei das zentrale Kriterium.

Die Betriebsstätte muss tatsächlich für die Geschäftstätigkeit erforderlich, ausgestattet und genutzt sein.

Ausländische Finanzämter prüfen diese Kriterien primär, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine rein formale Gesellschaft ohne tatsächliche Substanz handelt. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist daher essenziell, um steuerliche Anerkennung und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Besondere Relevanz bei Rechnungsstellung an Unternehmen im Ausland

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebsstätte sind besonders wichtig, wenn ein Unternehmen Rechnungen an Geschäftspartner im Ausland stellt, insbesondere innerhalb der Europäischen Union.

Die Finanzbehörden im Land des Rechnungsempfängers prüfen stichprobenartig, ob die Rechnung tatsächlich von einer im Ausland wirtschaftlich aktiven Gesellschaft ausgestellt wurde oder ob der Verdacht einer Scheingesellschaft besteht. In diesem Zusammenhang spielen die zuvor genannten Indizien eine zentrale Rolle.

Während im Sitzstaat der Gesellschaft vorwiegend eine Plausibilitätsprüfung erfolgt, legen ausländische Finanzämter oft strengere Maßstäbe an die Betriebsstätte an. In vielen Fällen existieren feste Kriterien, anhand derer geprüft wird, ob ein Unternehmen als wirtschaftlich aktiv eingestuft werden kann.

Wird die Rechnung Ihres Unternehmens steuerlich nicht anerkannt, entfällt für den Rechnungsempfänger die Möglichkeit, die Betriebsausgaben abzusetzen. Dies kann zu steuerlichen Nachforderungen und sogar weiteren rechtlichen Konsequenzen führen.

Eine ordnungsgemäße Betriebsstätte und eine nachweisbare wirtschaftliche Tätigkeit sind daher essenziell, um Probleme bei der steuerlichen Anerkennung im Ausland zu vermeiden.

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